Privatlivspolitik

Telegraf-Regimenternes Soldaterforening (TRS)

Privatlivspolitik

 

Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings dataansvar

TRS indsamler, opbevarer og anvender (behandler) personoplysninger for alle afdelingens medlemmer.

TRS har med henblik på behandling af personoplysninger udarbejdet denne privatlivspolitik, der kort redegør for, hvordan personoplysninger behandles.

Gennemgående for afdelingens databehandling er, at der kun behandles personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Der behandles således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål for afdelingen.

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

TRS er dataansvarlig, og den sikrer, at ethvert medlems personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger til TRS er:

Kontaktperson:     Svend Andersen
Adresse:               Abrikosvej 45, 4700 Næstved
Telefonnr.:             55 73 18 70
Mail:                      E-mail

Hjemmeside:         Via: WWW.TRS1949.DK

Behandling af personoplysninger

TRS behandler følgende personoplysninger:

  • Medlemsoplysninger:
  • Almindelige personoplysninger:
    • Navn
    • Adresse
    • Telefonnummer
    • E-mail adresse
    • Fødselsdato
    • Årgang
    • Indmeldelsesdato
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • CPR-nummer såfremt et medlem skal godkendes på en SKV-ansøgning i forhold til våbenloven.
    • CPR-nummer samt bankkontonummer i forbindelse med foreningens tilmelding af medlemmer til PBS.

Personoplysninger indsamles fra

Personoplysninger tilgår fra medlemmet ved indmeldelse.

Herudover sker der en udveksling mellem TRS afdelinger og Telegraf-Regimenternes Soldaterforening (TRS), idet indmeldelse kan ske ad denne vej eller idet personoplysninger tilrettes gennem et medlems henvendelse til TRS.

 

Afdelingens formål med behandling af personoplysninger

TRS behandler personoplysninger til bestemte formål, når afdelingen har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Afdelingens berettigede (legitime) interesser i at behandle personoplysninger, såsom muligheden for at kontakte medlemmet, beregning af anciennitet i forhold til tildeling af hæderstegn, opkrævning af kontingent og så videre.
  • Vedligeholdelse af TRS samlede medlemsregister samt oversigt over bestyrelsers sammensætning.

Formålene:

  • Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • Afdelingens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
  • Som led i afdelingens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
  • Administration af medlemmets relation til afdelingen.
  • Formål med behandling af oplysninger på bestyrelser:
  • Give mulighed for TRS at kontakte bestyrelsesmedlemmer ved behov herfor.

 

Behandling af personoplysninger ud fra legitime interesser

Ethvert medlems personoplysninger/medlemsoplysninger behandles alene på baggrund af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af aktivitet, herunder udfærdigelse af deltagerlister, adgangslister, interne resultatlister m.v..
  • Håndtering af medlemsrettigheder i henhold til afdelingens vedtægter, herunder i forhold til generalforsamling.
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Videregivelse af almindelige personoplysninger til TRS i relevant og nødvendigt omfang.
  • Da afdelingen, for hvad angår skydning, er medlem af DGI, sker der videregivelse af oplysninger om ledere til disse, for herigennem at kunne modtage information og aktivitets- og kursustilbud herfra.
  • Af praktiske, administrative og historisk hensyn og betydning, opbevares almindelige medlemsoplysninger efter et medlems udmeldelse.

Samtykke

Ved indmeldelse i TRS gives samtidig samtykke til afdelingens indhentning, opbevaring og anvendelse af medlemmets personoplysninger, samt udveksling af tilsvarende mellem TRS afdelinger og TRS.

Ved ansøgning i forhold til våbenloven giver underskrift på SKV-ansøgninger samtidig udtryk for samtykke til TRS for indhentning, opbevaring og anvendelse af medlemmets CPR-nummer.

Videregivelse af personoplysninger

TRS videregiver ved indmeldelse eller rettelser til et medlems personoplysninger disse til aktuel TRS afdeling med henblik på ajourføring af afdelingens medlemsregister.

Der sker videregivelse af oplysninger om bestyrelsers sammensætning til TRS og TRS afdelinger

TRS videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring eller lignende. 

 

Opbevaring og sletning af personoplysninger

TRS opbevarer personoplysninger så længe medlemskab af afdelingen eksisterer.

Ved udmeldelse vil almindelige personoplysninger kunne opbevares af praktiske og administrative hensyn i op til 3 år efter kalenderåret for udmeldelse af afdelingen

Almindelige personoplysninger opbevares dog så længe, de har historisk værdi.

CPR-nummer og bankkonto oplysninger anvendt ved tilmelding af medlemmet til PBS slettes umiddelbart efter, at tilmelding er foretaget.

 

 

Medlemmets rettigheder

Ethvert medlem har en række rettigheder efter persondataforordninger Disse er:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Ethvert medlem kan gøre brug af disse rettigheder, herunder gøre indsigelse mod TRS behandling, ved henvendelse til afdelingens bestyrelse. Kontaktoplysninger findes øverst. 

Ved et medlems henvendelse med en anmodning om at få rettet eller slettet personoplysninger, vurderes om betingelserne herfor er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Et medlem kan altid indgive en klage til Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

TRS forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på TRS/afdelingens hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. 

Privatlivspolitikken er vedtaget på HB-møde 26. januar 2019. Rettelser er vedtaget (ikke rettet)

25. april 2024 rettet af redaktøren pga. nye adresser til hjemmeside og e-mail